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Da Excel a PDF

Un listino da mandare, un rapporto da firmare, un orario da stampare: il PDF è quello che tutti aprono senza chiedere quale programma serva. Qui la cartella di lavoro viene letta dentro questa scheda e la tabella viene impaginata in un PDF sulla tua macchina.

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Una cartella di lavoro in XLSX — il formato che salvano Excel, Numbers e Fogli Google. Fino a 25 MB

    La cartella di lavoro resta su questo dispositivo: viene letta dentro la scheda e non viene caricato nulla. Nel PDF finisce testo vero — lo puoi selezionare, cercare e copiare, a differenza di un’immagine della tabella.

    Cosa non passa: colori, celle unite e immagini. Le formule arrivano con il valore salvato da Excel, le date come anno-mese-giorno.

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    Come si usa

    1. Scegli una cartella XLSX, il formato in cui salvano Excel, Numbers e Fogli Google.
    2. Scegli il foglio se la cartella ne ha più di uno, e imposta le pagine in verticale o in orizzontale (oppure lascia decidere allo strumento).
    3. Premi «Crea il PDF» e scarica il file.

    Da sapere

    Testo vero, non l'immagine di una tabella

    Il modo più semplice di fare un PDF da un foglio di calcolo è disegnare la tabella come immagine. Sembra identica e il lavoro è la metà, ma in un file del genere non si può cercare, selezionare né copiare nulla, e metà del senso di un documento è persa. Qui la tabella è quindi composta come testo. Il prezzo è il carattere: i quattordici font standard del PDF conoscono solo il latino, e sul cirillico scrivono in silenzio punti interrogativi invece di segnalare l'errore. Questa pagina carica un font ridotto e un parser di font, circa 195 KB in tutto, una sola volta e solo quando premi il pulsante.

    Che cosa decide l'impaginazione al posto tuo

    Le colonne prendono la larghezza che il loro contenuto richiede, ma nessuna colonna supera un terzo della pagina: altrimenti un solo commento lungo schiaccia l'intera tabella. Quello che ancora non entra va a capo, non viene mai tagliato con i puntini: in una tabella di numeri, tagliare è perdita di dati travestita da ordine. La riga di intestazione si ripete su ogni pagina, perché una tabella lunga otto fogli senza i nomi delle colonne è illeggibile. L'orientamento si sceglie in base al fatto che la tabella ci stia davvero, non contando le colonne.

    Dove resta la cartella di lavoro

    In questa scheda. Un XLSX è uno zip di file XML: viene aperto e letto dal browser, e nulla viene inviato da nessuna parte. Questo spiega anche che cosa non passa: colori, celle unite e immagini restano indietro, perché l'obiettivo è una tabella leggibile, non una copia della cartella. Le formule passano come il valore che Excel ha salvato insieme a loro, e le date come anno-mese-giorno, l'unica forma che si legge allo stesso modo in ogni lingua.

    Domande frequenti

    La mia cartella di lavoro viene caricata da qualche parte?

    No. Il file viene letto dentro questa scheda del browser e anche il PDF viene costruito lì. Nulla esce dal tuo computer, a meno che non lo mandi tu da qualche parte.

    Posso selezionare e cercare il testo nel PDF?

    Sì, ed è il motivo per cui questo strumento esiste. Apri il risultato e prova a cercare: le parole ci sono davvero, perché la tabella è composta come testo e non disegnata come immagine.

    Perché i caratteri cinesi, giapponesi o coreani non compaiono?

    Il font incorporato copre latino, cirillico e i segni consueti e pesa 49 KB. Un font per quelle scritture pesa dai tre ai sette megabyte, e scaricarlo di nascosto non sarebbe corretto. Se nel tuo foglio ci sono caratteri simili, la pagina te lo dice prima che tu prema il pulsante.

    Che fine fanno formule e date?

    Una formula passa come il valore che Excel ha salvato con essa, cioè il risultato che vedevi nella cella. Le date sono scritte come anno-mese-giorno: quella forma non è ambigua, mentre 03/04 indica due giorni diversi sulle due sponde dell'oceano.

    Posso convertire un vecchio file .xls o un CSV?

    Non qui. Il vecchio .xls ha una struttura di file completamente diversa: aprilo in Excel e salvalo come .xlsx. Per il CSV vale lo stesso, salvalo prima come cartella di lavoro.

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