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Excel से PDF

भेजने के लिए मूल्य सूची, हस्ताक्षर के लिए रिपोर्ट, छापने के लिए समय-सारणी — PDF वही है जिसे सब बिना यह पूछे खोल लेते हैं कि कौन-सा प्रोग्राम चाहिए। यहाँ वर्कबुक इसी टैब में पढ़ी जाती है और तालिका आपके अपने उपकरण पर सजाई जाती है।

या यहाँ छोड़ें

XLSX वर्कबुक — यही फ़ॉर्मैट Excel, Numbers और Google Sheets सहेजते हैं। 25 MB तक

    वर्कबुक इसी उपकरण पर रहती है: टैब के भीतर पढ़ी जाती है, कुछ भी अपलोड नहीं होता। PDF में असली पाठ जाता है — उसे चुना, खोजा और कॉपी किया जा सकता है, तालिका की तस्वीर की तरह नहीं।

    जो साथ नहीं आता: रंग, जुड़ी हुई कोशिकाएँ और तस्वीरें। सूत्र उसी मान के साथ आते हैं जो Excel ने सहेजा था, तारीख़ें साल-महीना-दिन के रूप में।

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    कैसे इस्तेमाल करें

    1. XLSX वर्कबुक चुनें — यही फ़ॉर्मैट Excel, Numbers और Google Sheets सहेजते हैं।
    2. एक से अधिक शीट हों तो शीट चुनें, और पृष्ठ खड़ा या आड़ा तय करें (या औज़ार पर छोड़ दें)।
    3. «PDF बनाएँ» दबाएँ और फ़ाइल डाउनलोड करें।

    जानने योग्य बातें

    तालिका की तस्वीर नहीं, असली पाठ

    स्प्रेडशीट से PDF बनाने का सबसे आसान तरीक़ा है तालिका को तस्वीर की तरह खींच देना। दिखने में वही, मेहनत आधी — पर ऐसी फ़ाइल में न खोजा जा सकता है, न चुना, न कॉपी किया, और दस्तावेज़ का आधा अर्थ चला जाता है। इसलिए यहाँ तालिका पाठ के रूप में जमाई जाती है। इसकी क़ीमत है फ़ॉन्ट: PDF के चौदह मानक फ़ॉन्ट केवल रोमन लिपि जानते हैं और सिरिलिक पर असफल होने के बजाय चुपचाप प्रश्नचिह्न लिख देते हैं। यह पन्ना एक कटा-छँटा फ़ॉन्ट और एक फ़ॉन्ट पाठक — मिलाकर लगभग 195 KB — तभी और केवल एक बार उतारता है जब आप बटन दबाते हैं।

    सजावट आपकी ओर से क्या तय करती है

    हर स्तंभ को उतनी चौड़ाई मिलती है जितनी उसकी सामग्री माँगती है, पर कोई भी स्तंभ पृष्ठ के एक-तिहाई से अधिक नहीं लेता — वरना एक लंबी टिप्पणी पूरी तालिका को दबा देती है। फिर भी जो न समाए वह अगली पंक्ति में जाता है, तीन बिंदुओं से काटा नहीं जाता: संख्याओं की तालिका में काटना सफ़ाई के भेस में आँकड़ों का नुक़सान है। शीर्ष पंक्ति हर पृष्ठ पर दोहराई जाती है, क्योंकि आठ पन्नों की तालिका बिना स्तंभ-नामों के पढ़ी ही नहीं जाती। पृष्ठ की दिशा इस बात से तय होती है कि तालिका सचमुच समाती है या नहीं, स्तंभ गिनकर नहीं।

    वर्कबुक कहाँ रहती है

    इसी टैब में। XLSX असल में XML फ़ाइलों वाला एक zip है; ब्राउज़र उसे स्वयं खोलकर पढ़ता है और कुछ भी कहीं नहीं भेजता। इसी से यह भी साफ़ है कि क्या साथ नहीं आता: रंग, जुड़ी हुई कोशिकाएँ और तस्वीरें पीछे रह जाती हैं, क्योंकि लक्ष्य वर्कबुक की नक़ल नहीं, पढ़ी जा सकने वाली तालिका है। सूत्र उसी मान के साथ आते हैं जो Excel ने सहेजा था, और तारीख़ें साल-महीना-दिन के रूप में — यही एक रूप है जो हर भाषा में एक जैसा पढ़ा जाता है।

    अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

    क्या मेरी वर्कबुक कहीं अपलोड होती है?

    नहीं। फ़ाइल इसी ब्राउज़र टैब में पढ़ी जाती है और PDF भी वहीं बनता है। जब तक आप स्वयं न भेजें, कुछ भी आपके कंप्यूटर से बाहर नहीं जाता।

    क्या PDF में पाठ चुना और खोजा जा सकता है?

    हाँ — इसी के लिए यह औज़ार बना है। नतीजा खोलकर कोई शब्द खोजिए: वह वाक़ई वहाँ है, क्योंकि तालिका पाठ के रूप में जमाई गई है, खींची हुई तस्वीर नहीं।

    चीनी, जापानी या कोरियाई अक्षर क्यों नहीं आते?

    अंतर्निहित फ़ॉन्ट रोमन, सिरिलिक और सामान्य चिह्नों को समेटता है और 49 KB का है। उन लिपियों का फ़ॉन्ट तीन से सात मेगाबाइट का होता है, और उसे चुपचाप उतारना ईमानदारी नहीं होगी। शीट में ऐसे अक्षर हों तो पन्ना बटन दबाने से पहले बता देता है।

    सूत्रों और तारीख़ों का क्या होता है?

    सूत्र उसी मान के साथ आता है जो Excel ने उसके साथ सहेजा था — वही जो कोशिका में दिखता था। तारीख़ें साल-महीना-दिन में लिखी जाती हैं; यह रूप स्पष्ट है, जबकि 03/04 अलग-अलग देशों में दो अलग दिन होते हैं।

    क्या पुरानी .xls या CSV फ़ाइल बदली जा सकती है?

    यहाँ नहीं। पुरानी .xls की बनावट बिलकुल अलग है — उसे Excel में खोलकर .xlsx में सहेजें। CSV के साथ भी यही: पहले उसे वर्कबुक के रूप में सहेज लें।

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